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Location: Paris

Position posted on January 27, 2023

Summary of the position

Epic is looking for an Administrative Assistant to support the activities of the Operations Department.

The Administrative Assistant will work under the leadership of the Finance and Administration Director to support inter-departmental and international operations. This position will allow him/her to acquire practical experience in the areas of administration, accounting, human resources and governance for a rapidly-growing non-profit organization.

This position will work with a deeply engaged team in an international environment. Given the versatile nature of the responsibilities, candidates will need to show demonstrable flexibility and adaptability.

Epic offers an enriching and agreeable work environment with opportunities for professional growth and network development. This is an exciting opportunity to join an innovative organization that places social impact at the heart of its mission.

Responsabilities 

• Support the drafting and monitoring of contracts and internship agreements
• Manage administrative onboarding and offboarding for staff
• Lead research and procurement for administrative-related goods and services
• Assist staff with travel arrangements
• Assist with the preparation and review of expense reimbursements as needed
• Prepare invoices and calls for disbursement 
• Collect, organize and archive invoices and other accounting records
• Support the preparation of materials for Board and other governing body meetings
• Draft grant agreements for Epic’s portfolio organizations, take the lead on distribution and signatures and ensure their proper archiving
• Help track commitments (contractual and other)
• Assist in the preparation of internal and external reporting as requested
• Conduct research on and support the drafting of internal policies and procedures
• Organize team meetings and other team occasions
• Maintain supplies and services and manage all necessary orders
• Assist with all required declarations and submissions to authorities, donors, etc.
• Any other task that may be requested in the scope of these general responsibilities.

Position Requirements

• Must have the right to work in France
• Dynamic, open and autonomous disposition
• Rigorous, organized, tenacious and versatile, with impeccable attention to detail
• Proven ability and interest to work in a non-profit, international environment that is constantly evolving
• Perfect mastery of English (spoken and written). Please note that interviews will be conducted in both English and French.
• Mastery of the Microsoft Office Suite (Word, Excel and PowerPoint)
• 0-2 years of experience
• Minimum education: 2 years of higher education (post-high school)
• Experience with Salesforce is appreciated, but not required

Contract Details

• Position based in Paris, France
• 6-month work contract, with the possibility of renewal and/or conversion into an open-ended contract (French CDI)
• Restaurant tickets covered 60%, local transportation covered 50%
• Position to fill as soon as possible

To Apply: Please send a copy of your CV and a cover letter (in English) to hr@epic.foundation. Applications will be reviewed on a rolling basis, and only those candidates that meet our requirements will be contacted.

About Epic

Epic is a global foundation that exists to empower and protect children and youth. We bridge the gap between nonprofits forging solutions to today’s pressing challenges, and individuals and businesses who want to drive positive change. For more information: https://epic.foundation.

Assistant(e) administratif(ve) H/F

Lieu : Paris

Poste affiché le : 27 janvier 2023

Description du poste

Epic recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités du département Opérations.

L’Assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la direction de la Directrice Administrative et Financière en soutien aux projets opérationnels transversaux et internationaux. Ce poste lui permettra d’acquérir de l’expérience pratique dans les domaines de l’administration, de la comptabilité, des ressources humaines et de la gouvernance au sein d’une organisation à but non-lucratif.

Le/la candidat(e) sera amené(e) à travailler dans une équipe engagée dans un environnement international fort. S’agissant d’un poste polyvalent dans une structure à forte croissance, le/la candidat(e) devra également faire preuve de souplesse et d’adaptabilité.

Epic propose un environnement de travail très agréable ainsi que des belles opportunités d’épanouissement professionnel et de développement d’un réseau de contacts. Il s’agit d’une opportunité à ne pas manquer pour rejoindre une organisation innovante qui place l’impact social au cœur de son action.

Responsabilités

L’Assistant(e) administratif(ve) assistera l’équipe Opérations. Ainsi, il/elle :

• Soutenir la rédaction et le monitoring des contrats et des conventions de stage
• Gérer le onboarding et offboarding administratif des salariés et des stagiaires
• Mener les consultations pour l’achat des biens et des services administratifs
• Aider les équipes pour leurs réservations de déplacements professionnels
• Aider à la préparation et à la vérification des notes de frais au besoin
• Préparer les factures et les appels de fonds
• Collecter, organiser et archiver des factures et d’autres pièces comptables
• Assister pour  la préparation des dossiers de réunions du Conseil d’administration et toute autre entité de gouvernance
• Rédiger des conventions pour les organisations du portefeuille d’Epic et assurer le processus de distribution, de signature et d’archivage
• Assurer le suivi des engagements contractuels et autre
• Assister dans la préparation du reporting en interne et en externe au besoin
• Mener des recherches et aider à la rédaction des politiques internes
• Organiser des réunions d’équipe et d’autres événements en interne
• Assurer les commandes de fournitures et de services
• Gérer ou aider à la gestion des déclarations et reportings aux autorités, aux donateurs, etc.
• Toute autre tâche qui pourrait lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.

Compétences et qualifications requises pour ce poste

• Avoir le droit de travailler en France
• De tempérament dynamique, ouvert et autonome, le/la candidat(e) sait faire preuve de rigueur, d’organisation, de persévérance et de polyvalence
• Capacité et intérêt démontrés à travailler dans un environnement à but non-lucratif et international en évolution permanente
• Parfaite maîtrise de l’anglais exigée, à l’oral comme à l’écrit. A noter que les entretiens seront faits en anglais et en français.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) 
• Expérience requise : 0 à 2 ans
• Niveau d’éducation minimum : BTS ou 2 années d’études post baccalauréat
• Expérience avec le CRM Salesforce souhaitable mais pas indispensable.

Paramètres du contrat

• Poste basé à Paris, France
• Contrat à durée déterminée de 6 mois, avec possibilité de renouvellement et/ou conversion en contrat à durée indéterminée
• Tickets restaurants pris en charge à 60% et titre de transport pris en charge à 50%
• Poste à pourvoir dès que possible

Pour postuler : Envoyer un CV et lettre de motivation (en anglais) à hr@epic.foundation. Les candidatures seront étudiées régulièrement ; uniquement les candidats qui répondent à nos critères seront contactés.